お役立ちコラム

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領収書の項目の中でも、記入する内容に悩んでしまうのが但し書きです。
お店で領収書を発行してもらう際「但し書きはいかがなさいますか?」と聞かれることが大半だと思います。
但し書きでよく見かけるのが「お品代」という表記ですが、経費として提出する時に問題はないのでしょうか。
そもそも、但し書きは絶対に必要なものなのでしょうか。
今回は、領収書の但し書きは「なし」でも良いのか、書き方の例も併せて説明します。

 

領収書の但し書きは“品代”やなし”でも経費で認められる?

そもそも、領収書の但し書きとはどのようなものかご存知ですか?
但し書きは、正式な領収書として認めてもらうのになくてはならないものです。
まずは、その必要性を知っておきましょう。

 

但し書きとは購入したものを記したもの

領収書の但し書きとは、何の取引で金銭の支払いが行われたのかを証明するためのもの。つまり、何を購入したかを記載する項目です。
但し書きが書かれていないと、領収書を受け取った経理担当者は、どの品目で経費の計上を行えば良いか分からないでしょう。

消費税法においても、領収書の必須事項として取引内容を含んでいますから、但し書きなしのものは正式な領収書として認められません。

品代と記載するのは望ましくない

領収書の但し書きを「お品代」としている方も多いのではないでしょうか。
しかし「お品代」という言葉だけでは、何に対して支払いが行われたのかが分かりません。
売り上げのために本当に必要な経費なのかどうかを証明することが難しくなり、税務調査の際に不正を疑われる可能性もあります。
特に、高額な領収書に関しては税務署のチェックも厳しくなるため、具体的な品目や使用用途をきちんと記しておくべきです。

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実際に購入したものではない品目名を但し書きに記入した場合、ペナルティが発生する恐れがあります。
というのも、事実とは異なる内容の領収書を発行することは、私文書偽造罪に該当する可能性があるからです。
最悪の場合、脱税行為とみなされ、会社をクビになるどころか逮捕されることもあります。
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嘘の内容を書いた本人のみならず、店側が罪に問われるケースもあるため、但し書きなしや未記入で発行するお店はほとんどないのです。
税務署の調査官は不正を見破る鑑識力を持っています。
領収書の但し書きに嘘を書くことは絶対にやめましょう。

 

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領収書の但し書きを白紙や品代にすることは、法律の観点からも良くないことがお分かりいただけたと思います。
では、どのような表記が正しいと言えるのか、ここでは領収書の但し書きの書き方の例を挙げていきます。

領収書の但し書きはなるべく詳しく書く

領収書の但し書きで勘定科目の判断に困るものは「雑費」と書くことがあります。
しかし、あまりにも雑費の金額が多すぎると税務署の調査対象になってしまうため、可能な限りきちんと科目を分けるようにしましょう。
10万円未満かつ耐用年数が1年未満の品物は「消耗品費」でまとめることができます。
品目の種類にかかわらず、商品の値札やイベント参加のフライヤー、チケットなどの物的証拠を併せて保管しておくようにしてください。

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・飲食店で支払った料金⇒飲食代、飲み物代
※「ランチセット ●人」と、人数まで記入すると尚良いです。

・本や雑誌⇒書籍代
※書籍のタイトルを記入すると尚良いです。

・ノート、ペン、ファイル⇒文房具代もしくは消耗品費

・事務用品やオフィス関連の備品⇒消耗品費

・ティッシュペーパー、タオル、石けんなどの日用品⇒消耗品費

・事務机、椅子、ロッカー⇒消耗品費

・ダイレクトメール、チラシ、求人広告費⇒広告宣伝費

・切手、はがき、電話料金、インターネット料金⇒通信費

・通勤費、運賃、駐車場代、宿泊費⇒旅費交通費

・お中元、お歳暮、冠婚葬祭の引き出物⇒ギフト代

・花⇒お花代もしくはギフト代

・セミナー参加費用、勉強会の費用⇒そのまま記載

品目が複数ある時は代表的なものを記載する

一度に幾つもの品物を購入した時、すべての品目を記入することが難しくなります。
領収書の但し書きはスペースが限られていますし、時間的に複数の品目を書いてもらうことができないこともあるでしょう。
そういう場合、もっとも高額なものを代表として記載すれば問題ありません。

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レシートを添付することで領収書の信ぴょう性を高めることもできます。
手書きの領収書と違い、機械が印字するレシートは経費精算において証拠能力に優れていると考えられているのです。
レシートの代わりに、納品書やクレジットカードの請求明細を添えても良いでしょう。

 

まとめ

経営を始めた人や個人事業主の方などは、領収書の但し書きの書き方で迷ってしまうこともあるでしょう。
間違った知識のまま経理業務を進めてしまうと、思わぬトラブルや信用問題に発展することもあります。
この記事を参考に、領収書の書き方をおさらいしてみてください。

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